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8MSaaS:中小企业该如何制定有效的项目管理计划?

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发表于 2020-3-26 10:48:53 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 8Manage 于 2020-3-26 10:50 编辑

计划赶不上变化,相信各位项目管理者都深有体会。即使制定了详细的计划和细致的预算,一个变化,都有可能令项目失控。市场变化莫测、行业竞争激烈,在这样多变的环境下,项目计划对于市场话语权小的中小企业在实施项目过程中,有用吗?对中小企业项目执行有什么影响?中小企业的项目计划该怎么做?

项目计划为了什么而制定?

在讨论项目计划的作用前,先看下项目计划是做什么的:项目计划,是为了完成项目目标而对项目所需的人财物和宣传活动等进行合理的安排和落实。

以编制项目进度计划为例,项目负责人会根据合同工期要求,确定各项目成员,详细规定每个子项目的完成日期,从项目开工到内部检测,提交客户初稿以及最后交付时间,全部进行了明确规定。

项目计划为什么无法照搬来做?

在项目实际进行中,很多时候项目未能按期完成。尤其是周期长的项目,不可控的因素太多。刚开始的子任务能按时提交,可是一旦客户那边的反馈确认跟不上,或更改需求,这边的项目开发进度就会拖延。

我们在项目计划中,做出任务安排的对象是自己,自己项目组成员,但没有办法预测客户、预测外部所有因素。一旦这些外部因素出现了变化,就难以完全按原计划进行。当环境变化导致项目计划管理失效时,固执地照搬原计划比毫无计划好不了多少。

中小企业为什么要做项目计划?

既然如此,那对于多变是常态的中小企业来说,还需要做项目计划吗?

当然有必要。

计划赶不上变化,不等于不需要做计划。好的开始是成功的一半。对于项目经理来说,一个好的开始意味着建立切实可行的项目计划。项目计划的作用不只是展示项目将如何开展,同时也帮助我们理解这个项目的性质和目的,从而做好项目执行的筹备工作。

经过计划和筹备,接下来就可以开始项目执行了。项目执行的管理涉及现实性问题的处理。最初制定的项目计划是我们对未来事件的理想化预测,现实执行中总会有难以预测的未知事件,所以,项目计划也需要不断进行调整。如果计划得当,我们就有了一个非常强大的、能管理未来的工具。



曾经某公司的项目经理认为没必要做计划,就让团队集中精力做生产性工作。一段时间后,却发现工作无法继续开展下去了。因为每个人对项目目标的理解及具体做法,都有不同的想法。于是就不得不停下来各种扯皮吵架推卸责任,搞得乌烟瘴气,团队反而没什么精力真正用在生产上。

相反,另外一些坚持做计划的项目经理,因为前期做了详细周到的计划,团队都很清晰每个人的分工、项目每一项工作的目标,整个项目进展非常顺利。项目团队需要停下工作去进行协商的事情少,团队的精力就可以更多地投入到生产当中。

8MSaaS:中小企业如何做好项目计划?

一个项目管理者如果不知道怎么制定符合实际的项目计划进度表,也就不懂得怎么成功实现项目。

要弄清楚怎么做项目计划,最有效的做法就是把它当成一个独立的工作流程,从而对各项任务进行拆解。

项目计划的工作流程如下:

1、项目范围说明:

项目范围说明,主要包括可交付成果、项目目标等内容的明确。开始做一个项目或一件任务之前,应该预想一下项目或任务完成后要取得什么可交付成果或里程碑,甚至还要预想一下在做项目或任务的过程中要取得什么中间可交付成果。

2、资源预分配:
在项目开始之前,预先对需要用到的资源进行分配计划,包括项目成员、所需的物资设备、费用等。资源预分配时,注意考虑该资源在同一时间内的申请及使用情况。



8MSaaS项目管理系统内项目计划的资源预分配


3、确定交付质量
为了确保项目的交付物满足客户的要求,必须准备好质量计划。计划详细列明要达到的质量目标,同时,安排好质量保证和质量控制的系列活动,以确保整个项目的质量目标得到实现。

4、风险预测:

为了有效地降低风险,提前预测所有可预见的项目风险,并根据它们发生的可能性和对项目的潜在影响进行评估,然后对风险进行排序。同时,制定一系列降低每个风险可能性的行动方案。

5、追踪和管理项目的执行:

你的大部分时间会被用来追踪和管理项目的执行。怎么做才能成功达到里程碑? 项目进展情况如何? 怎么知道项目成员的完成状况?



8MSaaS项目管理系统内时间与进度管理



6、变更控制:

项目管理工作中少不了要应对变更。当有变更申请时,评估会产生什么影响? 如何调整才能让项目团队更容易接受变更? 怎么做才能减轻对项目完工的影响?


7、调整计划:
项目计划与实际情况出现偏差意味着什么?该怎么应对?项目一旦有变更请求或出现重大问题,不仅仅是项目进度表的变动,有时候,你可能需要大动干戈,重新评估项目,调整甚至重新规划项目。


以上工作流程,看起来繁杂,但8MSaaS PM在线项目计划管理软件(http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html)都能帮你轻松实现。在8MSaaS PM内,每个成员的任务流转清晰可追溯,项目信息实时准确同步,发现异常自动预警,让你对项目运行的全貌有更直观和更准确的把握,为最终项目顺利交付起到至关重要的作用。



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项目计划是一个系统的整体,构成项目计划的任何变化都会影响到其他子计划的制定和执行,进而影响到项目计划的正常实施。而8MSaaS PM最为突出的一个强大之处在于,与业务互连互通。项目从制定计划到执行落地的闭环过程都会自动持续跟踪,做到可控、可追溯,帮助项目经理做好项目管理控制,减轻项目变更或面临变化时对项目进度的影响。

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