项目管理中沟通问题的案例

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老张是某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力改善这一状况，因此要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，老张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会的目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于例会上一件相左，很多组员开始互相争吵，甚至影响到了人际关系得融洽。为此，老张非常苦恼。

1)针对上述情况，分析问题产生的可能原因。
(1)缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格分析；
(2)缺乏完整的会议规程、目的、议程，职责不清；
(3)会议缺乏控制，导致会议效率低下，缺乏效果；
(4)会议没有产生记录；
(5)会议没有产生相应的行动；
(6)沟通方式单一；
(7)没有进行冲突管理；

2)针对上述情况，你认为应该怎样提高项目例会的效率
(1)总体安排：事先制定一个例会制度。在项目沟通计划中，确定例会的时间，参会人员范围及一般议程；
(2)懂得放弃：放弃可开可不开的会议。
(3)明确目的和期望：明确会议的目的和期望结果。明确会议的目的，是集体讨论一些想法，还是互通消息，或者解决一个面临的问题。要明确会议的期望，是达到信息同步还是要生成一个明确的解决方案。
(4)发布通知：会前发布会议通知，通知中明确会议的目的、时间、地点、参会人员、会议议程和议题。一种被广泛采用的方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。项目中不是每个会议都需要全体人员参加的，根据会议议题确定参会人员范围。事先得到议题和议程，可以让参会人员提前准备
(5)提前发送资料：会议之前将会议资料发到参会人员手中。对于需要背景资料支持的会议，提前发送资料给参会人员，可以提前阅读，会上直接讨论，节约会议时间；
(6)借助设备：一些需要异地成员参加或需要演示的场合，可以借助视频设备等外部设备使会议达到更好的效果；
(7)设定主持人：明确会议规则，指定主持人，明确主持人职责，会议主持人对会议进行有效控制，并营建一个良好的会议气氛。

事先明确会议规则
控制会议节奏
会后总结，提炼结论
整理会议纪要
做好会议后勤保障

3)针对上述情况，你认为除了项目例会之外，老张还可以采取哪些措施来促进有效的沟通？
(1)首先应对项目组成员的沟通需求和沟通风格进行分析；
(2)采用不同的沟通方式。做到因人而异，因时而异，针对不同的人不同的事采用最合适最有效的沟通方式；
(3)采用多种方式进行沟通。除项目例会外，还可以采用电话、邮件、项目管理软件等多种沟通方式；
(4)对于正式沟通的结果要有记录，要进行落实；
(5)可以引入一些标准的沟通模板，如项目章程、绩效报告和口头状态报告等；
(6)在项目组内培养团结的氛围并注意冲突管理。

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