邮件服务器助密集型企业快速整合数据凝聚团队

lianyun

B集团是一家玩具加工制造商，属于典型的人力密集型企业，员工流动频繁，每一年9月，公司都要招聘大量人手，为圣诞节和春节需求做准备。几年前，公司下发文件、传达政令、记录会议通知以及人事行政安排都需要打印纸张，之后，公司行政人员拿着“红头文件”奔上跑下，一级级传递，敲开每间办公室的门，宣导到责任岗位。自打2008年金融危机后，公司业务开拓缓慢，从董事长到各级主管都提倡“无纸化办公”，厉行节约，终于决定架设邮件服务器了。公司行政总监通过考察，选中了U-Mail邮件系统，事实证明，总监的决定十分正确，U-Mail邮件系统软件通过一系列操作，做到了快速整合数据、有效凝聚团队。

1.开通员工申请邮箱权限，并批量添加用户
“无纸化办公”其核心是用邮箱来替代纸，用邮件传递来取代员工跑腿，效率高，又节约成本。因此，总监首先登陆U-Mail邮件系统软件“域管理后台（admin）”，在“域信息管理统计”下，设置“自由申请邮箱”和选中“审核开通”，这样方便每位招聘进来的储备干部都可以申请到企业邮箱,同时也防止别人恶意申请。多年来的经营发展，B集团员工数量庞大，如果纯手工一一输入干部数据，显然工作量巨大。好在U-Mail邮件系统有“批量添加用户”功能：行政人员此前就用EXCEL表格整理了员工的部分数据，在发放薪水日作登记用。如今只需要将这表格稍微编辑一番，然后在邮件服务器域管理后台点击“批量添加用户”，就可以一次性转移大量数据，如下图：

公司生产部门员工流动率很大，为了便于管理，行政人员在域管理后台同时建立“生产部门”，这样一旦员工大量离职，便可以采取“批量删除用户”的操作一次性清除掉他们企业邮箱。

2．建立“企业通讯录”，简化管理，理顺结构，利于政令传达

在U-Mail邮件系统软件的域管理后台，点击“机构管理”菜单，逐一建立起从董事局到各部门、各地区分点的树形组织架构；这样，每位员工的级别、权限、上司和下属包括各自邮箱都清清楚楚，行政人员可以很方便的传达政令、下发文件、召集会议等，相比于以前一个个办公室的去跑腿通知，现在只需要选择一个群组单位发送邮件，就能使政令迅速传遍全部门；当某个部门需要请求协调合作，发文件给另一个部门时，只需要将网盘中的链接地址发过去，便能达成目的，此举既省却了频繁的下载文件占用互联网资源，又大大地提高了办公效率。

3．资料归档备份，是历史的积累，也方便检索和管理

B集团多年来的开疆拓土，客户、朋友遍天下，也累积下来许多资料。逢年过节时，公司需要与老客户、新朋友联系感情；有时员工互相用邮件交流时，会造成误会或遗漏，需要检索邮件来对照；有时新来的员工要快速融入团队时，往往通过学习以往的工作邮件就可以迅速熟悉企业文化和规章制度……诸如此类都需要对内外收发邮件进行一个归档整理，因为公司许多规章制度、会议通知等等都是通过邮件系统进行传递、发布的。如下图：在U-Mail邮件服务器软件的“域管理后台”中，点击“邮箱管理”——“添加新用户”，添加一个用于存储备份邮件的邮箱；之后，再点击界面左侧的“设置”选项选择“正在归档”后，就可将 U-Mail 所有帐号内送和外发的邮件提供存档副本（备份）。

事实证明，U-Mail邮件系统软件（www.comingchina.com）丰富的功能、迅速又畅通的邮件收发和多样化的设置对B集团这类大型企业的内部数据整合、管理精兵简政起到了不可估量的作用，所以U-Mail才会赢得中国电信、广发证券、农业银行、中海油等诸多大型央企、政府机构、科研院所的青睐啊。