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标题: 项目管理中沟通问题的案例 [打印本页]

作者: 速度    时间: 2009-11-11 14:38
标题: 项目管理中沟通问题的案例
老张是某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好,沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力改善这一状况,因此要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言,但对例会具体应如何进行,老张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会的目的不明,时间太长,效率太低,缺乏效果等等,而且由于例会上一件相左,很多组员开始互相争吵,甚至影响到了人际关系得融洽。为此,老张非常苦恼。

1)针对上述情况,分析问题产生的可能原因。
(1)缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格分析;
(2)缺乏完整的会议规程、目的、议程,职责不清;
(3)会议缺乏控制,导致会议效率低下,缺乏效果;
(4)会议没有产生记录;
(5)会议没有产生相应的行动;
(6)沟通方式单一;
(7)没有进行冲突管理;

2)针对上述情况,你认为应该怎样提高项目例会的效率
(1)总体安排:事先制定一个例会制度。在项目沟通计划中,确定例会的时间,参会人员范围及一般议程;
(2)懂得放弃:放弃可开可不开的会议。
(3)明确目的和期望:明确会议的目的和期望结果。明确会议的目的,是集体讨论一些想法,还是互通消息,或者解决一个面临的问题。要明确会议的期望,是达到信息同步还是要生成一个明确的解决方案。
(4)发布通知:会前发布会议通知,通知中明确会议的目的、时间、地点、参会人员、会议议程和议题。一种被广泛采用的方法是:广泛征求意见,少数人讨论,核心人员决策。项目中不是每个会议都需要全体人员参加的,根据会议议题确定参会人员范围。事先得到议题和议程,可以让参会人员提前准备
(5)提前发送资料:会议之前将会议资料发到参会人员手中。对于需要背景资料支持的会议,提前发送资料给参会人员,可以提前阅读,会上直接讨论,节约会议时间;
(6)借助设备:一些需要异地成员参加或需要演示的场合,可以借助视频设备等外部设备使会议达到更好的效果;
(7)设定主持人:明确会议规则,指定主持人,明确主持人职责,会议主持人对会议进行有效控制,并营建一个良好的会议气氛。

事先明确会议规则
控制会议节奏
会后总结,提炼结论
整理会议纪要
做好会议后勤保障

3)针对上述情况,你认为除了项目例会之外,老张还可以采取哪些措施来促进有效的沟通?
(1)首先应对项目组成员的沟通需求和沟通风格进行分析;
(2)采用不同的沟通方式。做到因人而异,因时而异,针对不同的人不同的事采用最合适最有效的沟通方式;
(3)采用多种方式进行沟通。除项目例会外,还可以采用电话、邮件、项目管理软件等多种沟通方式;
(4)对于正式沟通的结果要有记录,要进行落实;
(5)可以引入一些标准的沟通模板,如项目章程、绩效报告和口头状态报告等;
(6)在项目组内培养团结的氛围并注意冲突管理。
作者: 我是菜鸟    时间: 2009-11-13 14:49
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