中小企业视频会议系统采购 如何把握关键

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随着企业规模发展壮大，人员和分支机构增多，不可避免的产生了许多“成长的烦恼”，比如：企业管理问题、沟通问题、效率问题、成本浪费问题等。沟通在企业运营中占据非常重要的地位，传统的远程沟通方式无非采用电话联系或者出差两种。电话会议虽然可以及时迅速的沟通，但因其具有不可视的局限性，遇到需要边展示产品和资料边沟通的情况就不得不派人出差。往往为了参加一个小时的会议需要花费2天以上的外出行程，伴随产生的是高额的差旅费用，增加了企业的运营成本。虽然频繁的出差也能解决大部分问题，但极大的延长了决策周期，在残酷的商场，落后竞争对手一秒可能损失的就不仅仅只是金钱了。如何提高沟通质量与效率成了企业领导者必须考虑的事情。
　　
　　针对企业的沟通难题，远程视频会议系统应需而生，但是很多中小企业在采购视频会议产品缺不重视，没有讲视频会议真正的应用起来。但实际上，视频会议系统的“使用频度”，恰恰是衡量系统采购是否成功的关键指标。
　　
　　“有些企业采购的视频会议系统会成为‘摆设’”，国际排名前三的SIP话机和知名统一通信产品供应商亿联的一位销售经理向笔者表示，“大部分中小企业首次采购统一通信类产品都会遇到这类问题”。
　　
　　中小企业视频会议系统(www.fsmeeting.com)利用率低的情形主要分成三类：第一是，这些企业原有的治理流程与新系统融合困难；第二是这些企业的人员，在异地沟通上习惯了松散而传统的组织方式；第三是有些中小企业自身本不需要高频度的沟通会议。中小企业在视频会议系统应用中存在的这些问题，往往是大型会议系统拥有者和供应商所难以体会的。
　　
　　例如，华为、宝利通等企业为政府和大型国企提供的视频会议系统，几乎是一个“强迫型应用市场”。一方面，政府的主要工作都是“事务”性的，政府机关分支机构多、地域广、部门工作分工细腻、衔接环节众多，需要沟通的事务也就更多；另一方面，开会几乎是政府部门的常态工作——“就像古代的皇帝每天都上早朝一样”，亿联如此解释这种“强迫型”的需求市场。
　　
　　但是，对于中小企业，往往没有内部的那么多条条框框，很多企业“事务”组织比较不健全，企业活动经常是以“项目为中心”，而非政府或者大型国企那类“以部门分工协调”为主。中小企业单一项目团队的内在决定权一般都很大。团队内部解决不了的问题，通常不是协调问题，而是高层的决策问题：都需要老总来亲自定夺和拍板。
　　
　　中小企业对视频会议系统的需求与政府和大型国企是截然不同：他们就连日常工作的“习性”都差异甚远。所以，“中小企业视频会议系统必须是专门为此设计和定制的产品，而不是‘所谓大系统的阉割版’”。目前市场上有很多号称针对中小企业开发的视频会议系统，但是大多数都是“软件性”产品，少数是硬件产品。但是，这些产品真的都适合中小企业吗？答案是“不一定”。
　　
　　比如，拿某些知名的软件视频会议系统来看，这些产品往往在强调“单位开支可控”和适合中小企业的同时，又在强调能满足“数百、数千”，甚至多达万点同时开会的“强大性能”——试问，除了政府、超大型国企和政府主导的事业单位系统，又有那些中小企业真正需要数百点、数百个会场同时开会呢？
　　
　　软件视频会议产品的核心优势不是适用于“中小企业”，而是产品的灵活性特别突出。这些系统能更快的“增容”，也能有效控制每次会议的成本（但是，高频度使用情况下未必综合成本就较专有硬件产品更低），同时能够有效的扩展到每一个桌面和PC终端。这类产品更为适合需要高灵活性会议需求，尤其是会议规模灵活变动，大小差异巨大的客户——例如教育机构和以学校教学为主的会议应用。
　　
　　但是，与专业的中小企业视频会议系统比较，灵活性也意味着“部署”成本的不可控，比如，在每一台电脑配备终端和系统环境，安装话筒麦克风、音箱耳机和视频探头，这都是不小的维护成本。一旦将这样的系统普及到每一个桌面电脑、手机、笔记本和平板电脑上，对于中小企业而言，不亚于一次大的“IT革命”。
　　
　　相反，专门为中小企业定制的视频会议产品才是真的：成本可控、易于维护和应用的产品。

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软件的视频会议用来是挺方便的，不在公司的时候，还能用手机和平板登录参加会议，操作也简单。