企业人员变动大如何管理邮件服务器

lianyun

某公司内部员工流动频繁，且一单业务同时有多个跟单人员通过邮箱服务器给客户发送邮件，地址常变，邮件系统管理杂乱无序，不仅客户意见大，接单人也不知道是谁在跟单和处理到哪一步了？

U-Mail邮件系统技术人员梳理其现状如下：
1.员工流动大，客户联系困难；

2.对外邮箱经常变化；

3.接单人不知道业务由谁处理，进行到哪一步？

4.偶有新进人员忘记及时处理。

根据现状，技术部门设计了邮件服务器解决方案，很好的满足了该用户需求，既改善公司形象，又有序管理业务跟单，极大提升了跟单人员工作效率，且保证即使员工离职，邮箱变更，邮件系统仍运转不误，可谓一举多得。

方案遵循如下思路：

1.统一业务人员的邮箱；

2.统一对外联系的邮箱。

设计步骤如下：

a.先由邮件服务器分配每位跟单人员一个邮箱；

b.添加一个邮件列表；

c.将各跟单人员都添加至该邮件列表中；

d.设置邮件头翻译功能。

当业务人员接获相关单据时，便发送至"邮件列表"，由跟单人员处理完毕后交由邮件服务器软件统一发出，全过程类似于业务经理发出邮件，跟单人员回复邮件后先到达业务经理处，再朝外发布。外发的邮箱地址固定，不会变动，一旦客户回复邮件，在"邮件列表"中，每位跟单人员都能看到，从而及时处理，防止遗漏，提高效率。

下面配图说明U-Mail邮件系统（www.comingchina.com）具体的操作过程：

A.添加各业务跟单的用户邮箱：

路径：登陆U-Mail邮件服务器软件超域管理后台--邮箱管理--邮箱用户管理


B.添加邮件列表，并将上一步输入的用户邮箱地址添加至邮件列表中

路径：U-Mail邮件服务器超域管理后台--邮件列表管理--添加邮件列表，点击"提交"便可，之后也可点击"维护"进行更新、调换；





C.设置邮件头翻译：翻译为邮件列表的地址，也即外发统一的邮箱地址。
路径为：系统管理后台--设置--邮件头翻译，根据邮件系统软件提示进行设置：


设置完后点击"保存"按钮退出，以上为一个用户添加的全过程，重复进行或点击"批量添加"可一次性添加多个用户。

当有员工离职时，可将他的邮箱添加进"邮件列表"中，通过"邮件头翻译"功能转换，将与之前发送的邮件一样，客户感觉不到有任何变动，经过U-Mail邮件服务器的这一设置，是不是有效解决了老板们的心腹大患呢？

下载U-Mail邮件系统软件最新版本：http://www.comingchina.com/html/downloads/