不同部门巧用邮件服务器“好助手”

lianyun

对于一家企业来说，由于各个部门的岗位设置、职责权限、业务性质等有所区别，因此对于企业邮箱的要求都不同，所以即使是公司安装邮件服务器统一管理，对于具体帐号，仍需要根据实际情况进行调整，下面我们就以业界著名邮件服务商U-Mail为例，说说几个部门可能常见的情况。

一、业务部门文件传递频繁，对企业邮箱要求“大容量、大附件传输”

公司的业务部门由于与客户打交道多，因此在邮箱容量分配时，我们尽量给予其较多的空间分配；而用户亦可用“网络硬盘”来上传“大附件”的链接，这样不占邮箱空间，不影响网速；为保证“共享文件”及时得到处理，我们可设置它的“有效期”。登陆U-Mail邮件服务器超域管理后台，选择一个待修改邮箱账户，弹出“修改邮箱账户”界面如下图所示：

而将“大附件”化为“小链接”，从而对邮件“瘦身”的示意图如下：

这样，对方只需要下载相关链接便可以。

此外，业务部门的同事还可以相互共享“客户通讯录”，并利用“邮箱/域别名设置”功能，在你外出或不在岗时，由你的同事代为处理邮件，不耽误你公务。

二、企业文化宣传中心、形象策划部门：需要对外推广企业品牌，塑造企业形象，对内宣导政令、凝聚人心。

对于企业文化宣传部门，在对外推广品牌时往往不遗余力彰显与企业有关的一切符号，邮箱作为重要交流工具，做好几个细节可有效发挥作用：1.自定义前台模板，根据企业特点制作个性LOGO，设计想要的背景页面。2. 设计好“域签名”：可以将企业的价值观念、服务准则、对客户的祝福语等附加在“域签名”中，客户接收到邮件同时也潜移默化接受公司文化熏陶。3. 通过“系统公告”告诉员工公司的重要通知、法令政策、资讯规则等。

三、财务部门：出于安全保密性要求，强制员工使用复杂度更高的密码

财务工作重要性毋庸置疑，因此部门内每位员工的邮箱帐号应该使用复杂度高的密码，增加破译难度。登陆U-Mail邮件系统域\超域管理员后台，点击“邮箱用户管理”菜单，在“筛选用户”选项中选择“弱密码”，点“确定”即可筛选出密码较弱的用户，然后再点击“序号”前的方框勾选，再选择“提示所选用户修改密码”选项，即可强制其修改密码：

此外，U-Mail邮件服务器由于采用了128位SSL加密技术，可以防止邮件发送过程中被阻截、篡改，保证邮件数据在传输过程中的安全。

四、管理层：保证其邮件优先发送权，同时赋予相关领导人“审核”权利，自动过滤敏感关键词

管理层是公司的中流砥柱，发挥着“大脑”的作用，我们在邮件发送上，保证他们的优先权。同时，可以给相关部门领导人赋予“审核”的职责，由他们对本部门员工的邮件把关。此外，还可以通过“内容过滤器”来监控邮件是否含有敏感词，邮件必须满足条件后才能外发，具体操作是：登陆U-Mail邮件系统“系统管理后台”，界面左侧点击“安全”，选择“内容过滤器”，出现对话框如下：

左边建立规则名称，选择条件，输入被监控的邮箱账号，右边选择“复制邮件给……”再输入目标邮箱账号。

U-Mail邮件系统功能丰富，各个部门可根据工作侧重点和具体实际情况随机应变，有效地协助公司经营管理。更多U-Mail邮件系统软件功能介绍请查看>>http://www.comingchina.com/html/products/。