邮件服务器部门管理功能加强内部管理

lianyun

去年10月份，刘先生入职一家咨询顾问公司，主要负责公司邮件系统的管理。刘先生积极上进、踏实肯干，当他认识到邮件系统在公司日常业务往来、经营管理中扮演重要角色时，平时便注意经常到该服务商U-Mail邮件系统的网站（www.comingchina.com）学习相关技巧，以充分开发它的潜力，更好的为公司服务。最近他因为改善了一些细节，获得高层赞许，破格提拔为部门副经理。

原来事情是这样的：虽然一般来说，我们都会给公司每个职员分配一个邮箱帐号，职员之间可以籍此传输文件、互通有无，但是，在实际工作中，我们通常会遇到此类问题：

1.公司部门众多，由此我们在U-Mail邮件系统“域管理”后台建立相对应的机构，最终形成一个树形目录结构，但像“总裁办”、“董事局”之类机构，是全公司的灵魂和枢纽，需要凸显在其他机构之上。

2.对于公司一些重要高管，如董事长、总经理、CFO等等，他们的邮件往来，需要得到优先处理。

3.公司一些重要文件，如客户通知、新闻资讯、调价信息、合同协议等，可能由管理层某位高管执笔撰写，但为了突出权威性，使其具有强约束力甚至法律意义，我们需要统一用公司官方邮箱帐号的形式发给外部媒介或客户。

这几个要求可以说是每位担任高管助理的人经常遇到的棘手问题，如何实现呢？且看刘先生的法子：

1.登陆U-Mail邮件系统“域管理”后台点击“机构管理”选项中的“显示机构列表”，从中可以看到当前域下的所有部门列表：

再点击“修改部门”就可打开“修改部门信息”界面，如下图：

找到“总裁办”或“董事局”（按照公司组织架构来排序），在“显示顺序”中设置为1，其他机构的重要性可依此类推。

2.假设有一位高管，邮箱帐号为gaoguan1@domail.com，那么我们可以将其设置为“优先邮件”，步骤为：登录U-Mail邮件系统“系统管理后台”，点击界面左侧“设置”中“优先邮件”选项，弹出来对话框如下：

勾选“启用优先邮件检查引擎”，在“报头”栏内输入“收件人”或“发件人”，“值”一栏内输入高管帐号如gaoguan1@domail.com，那么该高管的邮件往来就会得到优先处理。

3.对于不同的邮箱帐号，我们可以用“邮件头翻译”功能将其转换为同一个帐号进行外发。比如在公司内有几位高管帐号分为：gaoguan1@domail.com,gaoguan2@domail.com,gaoguan3@domail.com.......，为体现权威性，彰显公司形象，将其统一为公司官方邮箱帐号:gongsi@domail.com，具体操作步骤为：登录U-Mail邮件系统“系统管理后台”，点击界面左侧“设置”中“邮件头翻译”，弹出对话框为：

如上图，在“现有的邮件头文本”中输入gaoguan1@domail.com，在“新的邮件头文本”中输入gongsi@domail.com，再点“添加”。其他高管可依此类推。应该注意的是：此举通常用于公司对外发布资讯、传递文件时，为避免多头宣传导致客户无所适从的现象而实施，内网通讯则无法进行。

事实上，U-Mail邮件系统并不仅限于一般的通讯联络工具，善用它，可以参与企业管理，构建和梳理组织架构；它丰富的功能、诸多的细节设计，可以切实提升办公效率，将工作搭理得井井有条，亦有利于公司维护企业形象。

欢迎立即体验U-Mail邮件服务器软件http://www.comingchina.com/html/downloads/，也可拨打免费热线咨询：800-999-6561