企业文档管理软件与知识管理的必然联系

网路小编

信息时代的企业文档管理软件除了现成的文档资料外，知识更多的存在于的日常活动的过程中，并不断的在产生和更新的过程中。因此文档管理软件应扩大其对企业管理的涵盖面，深入企业的运营，同时将知识管理贯穿于企业运作的各个环节，让企业可以随时随地的关注、跟踪和攫取业务过程中产生的知识，并进行及时的记录，而不必从头撰写文档或单纯的以文档的形式展现。例如对一个客户从获得信息到签单的销售过程可以很方便的随时被记录，签单结束后便可自动形成知识库的一部分;另外就是文档管理软件也可以进一步扩展成为搜索、整合和组织各种外部信息的平台，并将其中的信息转化为知识供访问者共享。
总结而言，从知识管理的过程来看，它像是一个螺旋形，一方面，知识从获得、整理、分享、更新、利用、创新，再到获得，这是一个不断循环往复的过程;另一方面，知识通过这样的循环，知识本身得到不断的积累，知识量不断扩大，从而对组织产生越来越强的影响力。而从知识管理的平台来看，文档管理软件将拓展和深化其应用，围绕整个的知识管理过程，提供内容管理、知识检索、知识推送、知识创建、知识激励、知识分析等一系列的工具，同时将知识管理从狭隘的文档管理扩展到企业的整个业务管理和运作环节中，并与其紧密的融合在一起，从而以知识管理有效的提升个人和组织的能力!
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1、 文档安全集中存储：针对广泛使用的文档，实现文件高强度加密集中存储，关键文档全部在企业服务器中加密存放，文档只能被有权限的用户接触到。权限有多种类型，如果设置为禁止拷贝，那么此文档将无法被拷贝或打印，也不能被保存在员工个人的计算机上。
2、 文档共享：文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户。不同的用户可以有不同的权限：用户是否具有编辑修改的权限，用户是否具有打印拷贝的权限，用户是否具有只读查看的权限，用户是否具有另存文档的权限。
3、 版本追踪：文档正在被哪些用户编辑，文档各个时期的历史版本，文档被哪些用户查看过。
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