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标题: 电子会议桌牌的好处 [打印本页]

作者: fyzhx 时间: 2014-10-27 11:31
标题: 电子会议桌牌的好处
数字化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。通过先进的技术，实现会议的高效、便捷和安全，而且相对传统会议更为绿色环保。
传统会议模式面临以下几个方面的挑战：
1 办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。
2 参会人员累：由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。
3 应变能力差：会议时参会人员发生，将无法提供相应的纸质桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量。
4 表现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。
5 设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品质，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。
6 资源浪费严重：传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至全球，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。
7 安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。

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