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标题: 企业人员变动大如何管理邮件服务器 [打印本页]

作者: lianyun    时间: 2013-9-23 15:58
标题: 企业人员变动大如何管理邮件服务器
某公司内部员工流动频繁,且一单业务同时有多个跟单人员通过邮箱服务器给客户发送邮件,地址常变,邮件系统管理杂乱无序,不仅客户意见大,接单人也不知道是谁在跟单和处理到哪一步了?

U-Mail邮件系统技术人员梳理其现状如下:
1.员工流动大,客户联系困难;

2.对外邮箱经常变化;

3.接单人不知道业务由谁处理,进行到哪一步?

4.偶有新进人员忘记及时处理。

根据现状,技术部门设计了邮件服务器解决方案,很好的满足了该用户需求,既改善公司形象,又有序管理业务跟单,极大提升了跟单人员工作效率,且保证即使员工离职,邮箱变更,邮件系统仍运转不误,可谓一举多得。

方案遵循如下思路:

1.统一业务人员的邮箱;

2.统一对外联系的邮箱。

设计步骤如下:

a.先由邮件服务器分配每位跟单人员一个邮箱;

b.添加一个邮件列表;

c.将各跟单人员都添加至该邮件列表中;

d.设置邮件头翻译功能。

当业务人员接获相关单据时,便发送至"邮件列表",由跟单人员处理完毕后交由邮件服务器软件统一发出,全过程类似于业务经理发出邮件,跟单人员回复邮件后先到达业务经理处,再朝外发布。外发的邮箱地址固定,不会变动,一旦客户回复邮件,在"邮件列表"中,每位跟单人员都能看到,从而及时处理,防止遗漏,提高效率。

下面配图说明U-Mail邮件系统(www.comingchina.com)具体的操作过程:

A.添加各业务跟单的用户邮箱:

路径:登陆U-Mail邮件服务器软件超域管理后台--邮箱管理--邮箱用户管理
[attach]6885[/attach]

B.添加邮件列表,并将上一步输入的用户邮箱地址添加至邮件列表中

路径:U-Mail邮件服务器超域管理后台--邮件列表管理--添加邮件列表,点击"提交"便可,之后也可点击"维护"进行更新、调换;
[attach]6886[/attach]
[attach]6888[/attach]
[attach]6889[/attach]
[attach]6887[/attach]

C.设置邮件头翻译:翻译为邮件列表的地址,也即外发统一的邮箱地址。
路径为:系统管理后台--设置--邮件头翻译,根据邮件系统软件提示进行设置:
[attach]6890[/attach]

设置完后点击"保存"按钮退出,以上为一个用户添加的全过程,重复进行或点击"批量添加"可一次性添加多个用户。

当有员工离职时,可将他的邮箱添加进"邮件列表"中,通过"邮件头翻译"功能转换,将与之前发送的邮件一样,客户感觉不到有任何变动,经过U-Mail邮件服务器的这一设置,是不是有效解决了老板们的心腹大患呢?

下载U-Mail邮件系统软件最新版本:http://www.comingchina.com/html/downloads/




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